Controlli Lean: 5S, kanban e poka-yoke per far durare il miglioramento
La sezione 5.1 del Body of Knowledge IASSC raccoglie i controlli che agiscono sul processo invece che sulle persone. Sono la parte della fase Control che non richiede statistica: rendono l'errore difficile da commettere o immediatamente visibile, e per questo reggono meglio nel tempo di qualunque procedura scritta.
Perché servono controlli, e non promesse
Alla fine di un progetto il processo è migliore e tutti sono d'accordo che vada mantenuto così. Sei mesi dopo, senza controlli, è tornato dov'era. Non per cattiva volontà: perché l'organizzazione ha ripreso a fare quello che è più facile fare, e il nuovo modo di lavorare era più faticoso del vecchio.
I controlli Lean invertono questo rapporto. Non chiedono attenzione: modificano l'ambiente in modo che la strada giusta diventi la più comoda, e quella sbagliata diventi impraticabile o evidente.
Metodi di controllo per le 5S
Le 5S compaiono nella fase Define come strumento di organizzazione; qui tornano come problema di mantenimento, perché è la quinta S — shitsuke, la disciplina — a decidere se il lavoro dura.
I meccanismi che funzionano nella pratica sono quattro. Il controllo visivo: sagome, aree delimitate, etichette, così che l'assenza o il fuori posto si vedano senza cercarli. Lo standard fotografico: l'immagine di come deve apparire la postazione, affissa sulla postazione stessa. L'audit periodico con una checklist e un punteggio, breve e frequente più che lungo e raro. E la responsabilità nominata: un'area senza un nome accanto non viene mantenuta da nessuno.
Kanban
Il kanban è il segnale che autorizza a produrre. Nella sua forma originale in Toyota è un cartellino che torna indietro lungo la linea: finché il cartellino non arriva, la stazione a monte non produce. È il meccanismo che rende operativo il principio pull.
Il suo effetto meno ovvio è il controllo del lavoro in corso. Limitando il numero di cartellini si limita la quantità di lavoro che può essere presente nel sistema in un dato momento — e per la legge di Little, meno lavoro in corso significa lead time più breve, a parità di capacità produttiva. È il motivo per cui i limiti WIP delle bacheche kanban nei team di sviluppo non sono una convenzione grafica ma il cuore del metodo.
In un contesto di servizio il kanban funziona da controllo perché rende visibile l'accumulo: una colonna che si allunga è un segnale che nessuno può ignorare, mentre una casella di posta che si riempie non la vede nessuno.
Poka-yoke
Il poka-yoke — «a prova di errore» — è il controllo più efficace del repertorio Lean, perché non dipende dall'attenzione di chi lavora. Shigeo Shingo, che ne formalizzò l'uso, partiva da un'osservazione semplice: le persone commettono errori, e un sistema che per funzionare richiede che non ne commettano è un sistema mal progettato.
Si distinguono due livelli. Il poka-yoke di prevenzione rende l'errore impossibile: un connettore asimmetrico che entra in un solo verso, un campo obbligatorio che blocca l'invio del modulo, una scheda che non si inserisce al contrario. Il poka-yoke di rilevazione non impedisce l'errore ma lo segnala subito: un peso di controllo che scarta la confezione incompleta, una validazione che avvisa mentre si digita, una vaschetta sagomata in cui il pezzo mancante si vede a colpo d'occhio.
La gerarchia dei controlli, dal più al meno robusto: eliminare la possibilità dell'errore · rendere l'errore impossibile (poka-yoke di prevenzione) · segnalarlo subito (poka-yoke di rilevazione) · rilevarlo con un controllo statistico · scriverlo in una procedura · chiedere attenzione. Le ultime due sono le più usate e le meno efficaci.
Nel syllabus IASSC
5.1 Controlli LeanYellowGreenBlack
- 5.1.1 Metodi di controllo per le 5S
- 5.1.2 Kanban
- 5.1.3 Poka-Yoke: rendere il processo a prova di errore
Dove continuare
- Fase Control: le altre sotto-sezioni del programma
- Syllabus IASSC completo: 5 fasi, 21 sotto-sezioni, 92 argomenti
- Statistical Process Control: i controlli statistici
- Il control plan: dove i controlli vengono messi per iscritto
- Corsi e certificazioni Lean Six Sigma di BITIL
Domande frequenti
Il kanban del Lean è la stessa cosa della bacheca kanban dei team agili?
Condividono l'origine e il principio — segnalare la domanda a valle e limitare il lavoro in corso — ma non la forma. In produzione il kanban è un cartellino fisico legato a un contenitore di pezzi; nei team di sviluppo è una colonna con un limite WIP. Il meccanismo di controllo, però, è lo stesso.
Un poka-yoke deve essere sempre tecnologico?
No, ed è spesso meglio se non lo è. Una sagoma di polistirolo con l'impronta di ogni utensile è un poka-yoke perfetto e costa pochissimo. La regola è che il controllo stia nell'oggetto o nella disposizione, non nella memoria di chi lavora.
Ogni quanto va fatto l'audit 5S?
Meglio breve e frequente che lungo e raro: dieci minuti a settimana con una checklist di dieci voci funziona meglio di un audit approfondito ogni trimestre. La frequenza serve a mantenere l'abitudine, non a scoprire problemi.
