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Gestire un club del libro utilizzando PRINCE2®

  • Update: 12/11/2020

Durante la creazione di un club del libro, ho deciso di adottare alcuni principi, temi e processi PRINCE2 per aiutare a strutturare la gestione del club del libro. Di conseguenza, la mia ricerca sui club del libro è stata sempre più approfondita e i miei piani più dettagliati, rendendo molto più facile l'avvio e la gestione del club del libro.

Fase uno: determinare lo scopo generale del club.
Questo passaggio è simile alla "preparazione di un mandato di progetto" in PRINCE2. Ponetevi le seguenti domande: Sto creando un club del libro per diversificare il mio portfolio di letture? Formare relazioni migliori? Essere più innovativo / autocostruttivo?

Per me era necessario diversificare ciò che leggevo. Sapere cosa stanno leggendo gli altri e che ci sarà una discussione sul libro è stato motivante.

Fase due: contattare i potenziali membri con l'idea e confermare l'interesse.
I potenziali membri del club del libro sono le parti interessate chiave di questo progetto in quanto determinano il suo successo. Trattandosi di un progetto informale, è sufficiente inviare un testo o richiamarli. Presenta il concetto del club del libro, il suo scopo e cosa potrebbe essere richiesto loro se si uniscono e, a loro volta, decideranno e ti informeranno se vogliono aderire.

Fase tre: chiarire le loro aspettative / esigenze.
Conoscere le esigenze del cliente / utente è una delle attività principali svolte nel "processo di avvio di un progetto" in PRINCE2 ed è essenziale quando si crea un club del libro. In qualità di project manager di questo progetto, le cose più importanti da sapere sono:

  • Quale genere di libri sia tu che i tuoi potenziali membri vorreste leggere e dove acquistarli.
  • Quale piattaforma / luogo e orario è preferibile per tenere discussioni.
  • Quante pagine / capitoli dovrebbero essere letti prima di ogni discussione.

Nel mio club del libro, le riunioni si tengono online a causa della pandemia COVID-19 e delle distanze geografiche tra i membri. Ho anche condotto sondaggi per determinare cosa vogliono i miei compagni di club di libri, facendo domande come:

  • Quanto tempo sei disposto a dedicare alla lettura quotidiana?
  • Quali generi di libri ti interessa leggere o preferiresti non leggere?
  • Quali sono i tuoi orari e la piattaforma preferiti per le riunioni e perché?
  • Qualche suggerimento su come migliorare il club?

Fase quattro: pianificare e nominare i ruoli.
Che il tuo progetto sia informale o formale, coloro che non riescono a pianificare, pianificano di fallire. Potresti non aver bisogno di qualcosa di così elaborato come un breve documento di progetto, ma dovresti certamente prendere nota delle aspettative dei soci, fare le tue ricerche e redigere un piano su come potrebbe funzionare il club, quindi far conoscere a ogni socio il piano e il suo ruolo in esso.

Ad esempio, il mio club del libro legge un libro al mese, con una discussione di follow-up in programma alla fine del mese. Ogni mese alterniamo generi di fiction e saggistica e tutti i membri hanno il compito di scegliere un libro basato su ciò che chiamiamo un "girarrosto decisore di libri" messo a disposizione di tutti i membri. Il capo moderatore del club (il ruolo che interpreto) ricorda a ogni socio quando è il suo turno e avvisa gli altri membri del club come richiesto. In qualità di capo moderatore assisto principalmente la persona che intende moderare la discussione quel mese o compilare se non può, altre volte guido le discussioni.

Un opuscolo elettronico e una registrazione audio delle modalità di funzionamento del club e altre informazioni sono inoltre disponibili per tutti i membri a scopo di riferimento.

Fase cinque: ottenere il consenso, conservare i registri.
Hai pianificato e assegnato le responsabilità: ora assicurati che i membri siano d'accordo e apporta le modifiche ove necessario. Non dimenticare di tenere un registro in quanto questo aiuta a tenere traccia della quantità di libri che hai letto come gruppo, i generi che hai esplorato e i generi futuri che vale la pena esplorare.

Fase sei: prendi un libro e inizia a leggere!
Per fornire con successo un progetto, PRINCE2 copre i seguenti obiettivi di prestazione: ambito, tempo, costo, qualità, benefici e rischio. Quindi, se hai appena avviato un club del libro o stai pensando di crearne uno, considera e valuta continuamente questi sei obiettivi.

La gestione dei costi include la definizione del budget per libri o rinfreschi per riunioni o la ricerca di offerte di libri. Lo scopo tiene conto dei requisiti e delle aspettative dei membri del club e la sua gestione può comportare un metodo definito di controllo / selezione di libri o sedi in modo che la preferenza di nessun membro venga trascurata.

Il tempo per i club del libro si riferisce principalmente alle date di inizio o fine di un libro, quanto tempo ci vorrà per leggerlo, periodi di discussione e quanto tempo dovrebbero durare, ecc. È importante gestirlo in modo che gli obiettivi di lettura del tuo gruppo possano essere raggiunto.

Per evitare che i membri lascino il tuo gruppo, la qualità deve essere considerata. Gestire la qualità del tuo club del libro significa assicurarti che i tuoi principali stakeholder apprezzino i libri scelti, come è gestito il club del libro, ecc. Potresti chiedere ai membri di valutare i libri per ottenere la loro preferenza?

Gestire l'aspetto benefici/vantaggi, se il tuo club del libro si assicura di soddisfare tutti i membri: Ti piace il club del libro? È stato utile / utile? Corrisponde alle tue aspettative? E così via.

Infine, devi gestire il rischio. Identifica gli eventi che potrebbero influire negativamente o positivamente sul tuo club del libro, le cause di tali eventi e mitigali / sfruttali. Ad esempio, dato lo stato attuale del mondo (le persone vengono infettate dal virus COVID-19), c'è il rischio che i membri non partecipino alle discussioni tenute in luoghi fisici.

PRINCE2 standardizza con successo uno stile di gestione anche per i progetti più unici e creativi!

Articolo di Adebukola Esther Ariyo, Responsabile del negozio presso il negozio unico di Bukky - PPM Product Ambassador – Tradotto in Italiano da Claudio Restaino

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