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Controllare lo stato di salute dei progetti

  • Update: 01/11/2020

I progetti hanno a che fare con il cambiamento e l'incertezza e talvolta, sotto pressione, non è possibile per i project manager pensare alle innumerevoli attività in corso. Pertanto, è fondamentale sapere cosa è stato fatto, come è stato fatto, se è documentato e dove si trova. È qui che il "controllo dello stato di salute" in PRINCE2® è inestimabile. Questa lista di controllo orientata al processo serve a garantire che il progetto o il programma aderisca al metodo o alla struttura; dare al manager di riferimento un maggiore controllo nella guida di un team, lavorare verso gli obiettivi e dare fiducia all'organizzazione sul modo in cui i progetti stanno andando. Questo è importante quando le parti interessate chiedono informazioni ed è probabile che abbiano il supporto del PMO.

Il controllo dello stato di salute in pratica
Il controllo dello stato di PRINCE2 segue il ciclo di vita del progetto e fornisce un aggiornamento dello stato in qualsiasi punto del progetto. Quando si eseguono progetti PRINCE2 per davvero, è una buona idea avere il controllo dello stato di salute su una bacheca visibile al team e da condividere elettronicamente con le parti interessate. Ciò dovrebbe dare fiducia ai responsabili di progetto o di programma, in particolare per gli audit, interni o esterni, quando devono giustificare ciò che hanno fatto. In effetti, ho saputo che gli auditor utilizzano i controlli di integrità come punto di riferimento per garantire che un'organizzazione aderisca al proprio metodo di gestione dei progetti.

Un esempio di controllo dello stato di salute: avvio di un progetto
Delle 121 domande contenute nel controllo di integrità PRINCE2, la check list "Avvio di un progetto" contiene il maggior numero di domande. Questo perché l'avvio del progetto è fondamentale per ottenere il giusto risultato. 

La lista di controllo inizia con: i ruoli del team di gestione del progetto sono stati assegnati al dirigente, al project manager, all'utente senior, ecc. Perché iniziare da qui?

Senza un dirigente che rappresenti gli interessi degli stakeholder aziendali, non vi è alcun decisore con l'autorità di portare a termine qualcosa nel progetto mentre è necessario un project manager per gestire le attività quotidiane, ecc.

Da qui, la lista di controllo procede: I membri del comitato di progetto hanno autorità, disponibilità e credibilità sufficienti per dirigere il progetto?

Questo è essenziale per il project manager per comprendere ed essere in grado di navigare tra i possibili problemi. Ad esempio, un CEO potrebbe avere autorità ma non disponibilità. Allo stesso modo, il project manager può imprimere al comitato di progetto l'importanza di essere visibili e assicurarsi di essere coinvolti nelle riunioni pertinenti.

Dal punto di vista dei dirigenti, il loro coinvolgimento in progetti di alto livello può essere problematico se le cose vanno male. Pertanto, dovrebbero capire come funziona il metodo PRINCE2 per prendere le decisioni giuste. 

Un'altra domanda fondamentale sulla lista di controllo è: sono stati identificati e applicati insegnamenti tratti da precedenti progetti simili?

Guardare il Lesson Log non è - come alcuni potrebbero pensare - solo teoria della gestione del progetto. Basare le proprie decisioni su ciò che è stato fatto in precedenza evita che le persone "corrano alla cieca" in un progetto, costruisce le lezioni apprese nella prossima iniziativa di cambiamento e dovrebbe evitare di ripetere errori simili. Lo stesso vale per le lezioni apprese da progetti comparabili altrove, se il tipo di progetto è completamente nuovo per l'organizzazione.

Effettuare la routine di controllo sanitario
Per ottenere valore dal controllo sanitario è necessario un certo livello di esperienza PRINCE2. Pertanto, un'organizzazione con un "campione" PRINCE2 o un PMO proattivo significa che dovrebbero esserci istruzioni sufficienti su come utilizzare il controllo dello stato, oltre a controlli interni per garantire che ciò avvenga. I project manager dovrebbero davvero rendere il controllo parte della loro normale routine.

Articolo di Allan Thomson - PPM Product Ambassador – Tradotto in Italiano da Claudio Restaino

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