Il ciclo di vita del progetto PM² si articola in quattro fasi e in ciascuna fase domina un diverso tipo di attività (ad esempio, le attività di pianificazione impegnano prevalentemente l’omonima fase di Pianificazione).
Tuttavia, è possibile che parte delle attività di pianificazione vengano svolte anche durante la fase di Esecuzione, quando – ad esempio – sarà necessario intraprendere azioni correttive sul piano di progetto che ha subito deviazioni non accettabili. Pertanto, un progetto passa da una fase a quella successiva quando – a seguito di una (più o meno) formale attività di analisi e verifica finale – si considerano raggiunti gli obiettivi della fase in corso. Il ciclo di vita di un progetto PM² inizia con le attività di avvio (macro-pianificazione), prosegue con le successive attività di pianificazione di dettaglio, procede quindi con attività di esecuzione, monitoraggio e controllo, per concludersi con le attività di accettazione e transizione del prodotto e di chiusura di progetto proprie della fase finale.
Un errore piuttosto comune e costoso è quello di sottovalutare l’importanza delle azioni previste nelle fasi iniziali del progetto. A volte, l’inesperienza può indurre i team di progetto ad iniziare subito a lavorare per sviluppare i prodotti attesi, anche se i requisiti non sono ancora ben definiti o le attività adeguatamente
pianificate. La mancata o superficiale pianificazione rischia di produrre prodotti di scarsa qualità e di scarso valore per gli utenti e spesso le cause di fallimento dei progetti e l’impossibilità di realizzare i benefici attesi dipendono proprio dalla sottovalutazione del lavoro di avvio e pianificazione iniziali.

1. Avvio

Definizione dei benefici. Elaborazione del Business Case. Definizione dell’ambito del progetto. Creazione delle condizioni per un efficace avvio del progetto.

2. Pianificazione

Costituzione del Team specialistico di progetto (Project Core Team – PCT). Affinamento dell’ambito del progetto. Pianificazione dell’intero progetto.

3. Esecuzione

Coordinamento dell’implementazione dei piani del progetto. Produzione dei prodotti intermedi o finali (Deliverables).

4. Chiusura

Coordinamento dell’accettazione formale del progetto. Rapporto sulle performance del progetto. Capitalizzazione delle lezioni apprese e delle azioni
post-progettuali. Chiusura del progetto a livello amministrativo.

Monitoraggio e controllo del lavoro (tecnico) di progetto e delle attività di gestione dello stesso per l’intera durata del progetto: monitoraggio delle prestazioni del progetto, misurazione degli stati di avanzamento, gestione delle modifiche, trattamento dei rischi e dei problemi, individuazione delle
azioni correttive, ecc.

Passaggi di fase e approvazioni
Al termine di ciascuna fase, il progetto viene sottoposto ad un momento di verifica per analizzarne lo stato e approvare il passaggio alla fase successiva (Phase Gate). Questo meccanismo assicura che il progetto venga valutato da un appropriato livello di governance (es. Responsabile di Progetto (PM), Committente di Progetto (PO), Comitato direttivo di progetto (PSC) o altri da questi delegati) prima di passare alla fase successiva. Tali punti di controllo costituiscono meccanismi di assicurazione della qualità nella gestione dei progetti e consentono di assumere decisioni in modo efficace e tempestivo.

I tre controlli chiave per i passaggi di fase previsti dal PM² sono:

• “pronto per la Pianificazione” (Ready for Planning - RfP) - alla fine della fase di Avvio;
• “pronto per l’Esecuzione” (Ready for Executing - RfE) - alla fine della fase di Pianificazione;
• “pronto per la Chiusura” (Ready for Closing - RfC) - alla fine della fase di Esecuzione.

Fonte: Panoramica sul metodo di gestione di progetto PM² - basata su: Metodo di gestione di progetto PM² della Commissione europea © Unione europea, 2020 Riproduzione e riutilizzo autorizzati con citazione della fonte.