Come project manager, ricevere un nuovo mandato di progetto mi ricorda la prima coordinata in un corso di Orienteering. L'Orienteering è uno sport d'avventura all'aria aperta in cui ricevi una mappa e le coordinate. L'obiettivo è navigare in sequenza tra una serie di punti di controllo e decidere il percorso migliore per completare il percorso nel minor tempo possibile. L'unica differenza è che il corso è in un'azienda multinazionale con una struttura organizzativa complessa. Prima di precipitarti ai punti di controllo (o alle fasi del tuo progetto), sarà importante incontrare il tuo team per discutere qual è l'endpoint (il prodotto del progetto) e se il progetto è utile e fattibile?

Ma come si fa in un ambiente PRINCE2 Agile®?

Nella mia esperienza, ho trovato un grande supporto da in uno dei valori di PRINCE2 Agile: l'esplorazione. Mi ha aiutato a definire cosa costituisce il Minimum Viable Product (MVP) del mio progetto e a definire i requisiti obbligatori nella descrizione del prodotto del mio progetto. Di solito, le tecniche di esplorazione come "esperimento" o "spike / spiking" vengono utilizzate quando ci sono incertezze sulle teorie, quando l'impatto è correlato all'uso di nuove tecnologie o quando ci sono preoccupazioni funzionali dal punto di vista del consumatore. Quando si utilizzano tecniche di esplorazione nelle prime fasi (pre-project) del processo PRINCE2 Agile del progetto, può essere una fonte di grande valore.

Ora, immagina che oltre al mandato del progetto, riceverai anche la documentazione tecnica end-to-end per integrare una piattaforma di e-commerce all'avanguardia per la tua organizzazione. La creazione di un prototipo può offrire i seguenti vantaggi:

• Ridurre l'incertezza dal punto di vista tecnico e del cliente.
• Aiutare a identificare tutte le aree che devono essere esaminate per definire la descrizione del prodotto del progetto e il business case.
• Identificare e coinvolgere gli stakeholder corretti, che possono poi entrare a far parte del team di progetto.
• Creare cicli di feedback brevi e rapidi per accelerare il processo di raccolta dei requisiti.
• Fornire un'opportunità per generare insegnamenti che possano supportare il business case.
• Aiutare a risolvere le "incognite note" e a rivelare informazioni sulle "incognite sconosciute".

In PRINCE2 Agile, il lavoro da un prototipo può essere gestito e controllato con un approccio di timeboxing come Scrum o utilizzando un sistema basato sul flusso (ad esempio Kanban). Ho scoperto che, come risultato del prototipo, ero in una posizione migliore per lavorare con il team sulle stime per il progetto. È importante essere coerenti con l'approccio di gestione Agile al fine di garantire che le tecniche di stima siano allineate.

I prototipi durante la fase di pre-progetto hanno anche fornito informazioni sui principali rischi (nel mio caso, principalmente minacce) che avrebbero avuto un impatto sul progetto qualora si fossero concretizzate.

Tutti i dati raccolti da questo prototipo hanno contribuito a dare forma al business case. Uno dei principi più importanti in PRINCE2 Agile è mantenere una giustificazione continua. Il prototipo durante la fase pre-progetto può fornire dati sufficienti per rispondere alla seguente domanda: il progetto è utile e fattibile? Se la risposta è "no", allora saprai che il prototipo ti ha appena salvato da un cattivo investimento. Se il progetto fa parte di un programma, è fondamentale intensificarlo il prima possibile; potrebbe innescare una revisione del business case del programma con importanti conseguenze per i suoi benefici e per lo stato di "essere" della futura organizzazione. Se la risposta è "sì", utilizzare i flussi di informazioni disponibili per evidenziare i principali rischi, l'impatto associato e la probabilità quando si cerca l'approvazione dell'inizio del progetto dalla gestione del programma.

Articolo di Maximiliano Clavijo Punschke - Project Manager – Tradotto in Italiano da Claudio Restaino